Was ERP-Systeme sind und warum UnternehmerInnen sie kennen sollten

Was ERP-Systeme sind und warum UnternehmerInnen sie kennen sollten

Kirsten Stünkel

Mit ERP-Systeme lassen sich Unternehmensbereiche zentral digital organisieren – wie beispielsweise die Fertigung. (Foto: Science in HD, Unsplash)

(Mai 2020) ERP steht für Enterprise Resource Planning. Kurz: Geschäftsressourcenplanung. Wann sich ERP-Systeme lohnen und worauf bei der Auswahl des Systems geachtet werden sollte, das erfahren Sie hier.

Was ist ERP überhaupt? Und wie können kleine und mittelständische Unternehmen davon profitieren? ERP steht für Enterprise Resource Planning. Kurz: Geschäftsressourcenplanung. Wer braucht so etwas? Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse optimieren und digital steuern möchten – konkreter: ihre Organisation und die Planung ihrer Mittel. ERP-Systeme sind unterschiedlich ausgerichtet, die Funktionen sind individuell an das Unternehmen anzupassen. Beachtet werden bei der Wahl des ERP-Systems sollte jedoch auch, ob das System für eine gewisse Branche entwickelt wurde. So sind alle Daten eines Unternehmens an einer Schnittstelle für alle Beteiligten zentral einsehbar und Informationen können in Echtzeit ausgetauscht werden. Ein Großteil der ERP-Systeme basiert auf gleichen Modulen – wie etwa der Finanzbuchhaltung oder dem Einkauf. Diese können vom Unternehmen, je nach System, justiert werden. 

Wann lohnen sich ERP-Systeme? 

Bereits für Unternehmen mit wenigen MitarbeiterInnen kann sich ein ERP-System lohnen, um überflüssige Arbeitsschritte zu verringern und die Kommunikation sowie Abläufe zu verbessern. ERP-Systeme sind nicht für eine Branche spezifisch geeignet, sondern lassen sich vielfältig einsetzen – wie etwa für Dienstleistungsunternehmen, E-Commerce oder zum Beispiel in der Bauindustrie. 

Worauf sollte bei der Auswahl des Systems geachtet werden?

Geschäftsführer von Step Ahead Software und ERP-Experte Karl Gerber rät im Interview mit dem Wissensportal IT-Zoom zunächst, dass es Spaß machen solle, mit dem System zu Arbeiten. Und betont: “Ein ERP-System ist immer nur so gut wie die Daten, die es beinhaltet. Wenn Anwender gerne mit einem System arbeiten, pflegen sie die Daten auch ordentlich und nur in diesem System.” Außerdem solle das ERP die Kommunikation zwischen allen Beteiligten so einfach, flexibel und schnell wie möglich machen. (Darüber hinaus sollte vor der Auswahl des ERP-Systems eine Prozessanalyse des Unternehmens stattfinden, damit nach einem System gesucht werden kann, welches alle notwendigen Bereiche abdeckt und flexibel bei Änderungen anzupassen ist.

Welchen Anbieter sollte ich wählen? 

ERP-Systeme basieren auf Cloud- oder auch auf sogenannten On-Premise-Lösungen. Cloudbasierte ERP-Lösungen sind Services, die online bereitgestellt und über den Internetbrowser aufgerufen werden können. On-Premise-Lösungen werden lokal abgespeichert und von der jeweiligen IT des eigenen Unternehmens betreut. Cloudbasierte Systeme liefern daher den Vorteil, stetig vom Anbieter aktualisiert werden zu können, ohne dass das IT-Team des eigenen Unternehmens zur Betreuung beansprucht werden muss, ist jedoch von der Internetverbindung abhängig. Gleichzeitig sind oftmals geringere Kosten von Anbietern dieser ERP-Software-Variante zu erwarten, da sie nicht lokal eingerichtet werden muss und die IT des Anbieters die “Wartung” übernimmt und so auch eher für kleinere Unternehmen geeigneter, beispielsweise mit Abo-Modellen. Die Sicherheit von cloudbasierten Lösungen ist umstritten, vermeintlich sicherer soll es daher sein, die On-Premise-Variante zu wählen – um die Daten nicht in die Hände von Dritten zu geben. Anforderungen an ERP-Systeme sind so individuell wie die Unternehmen, die sie nachfragen. Daher gibt es kein pauschales System, welches allen Unternehmen nützen kann. Manche Anbieter gewähren eine Testphase des ERP-Systems – so kann zunächst ausprobiert werden, ob es zum Unternehmen passt.

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