Vier Tipps für virtuelle Termine, um Stress in der Belegschaft zu vermeiden

Vier Tipps für virtuelle Termine, um Stress in der Belegschaft zu vermeiden

Kirsten Stünkel

Mit einfachen Tricks lässt sich stress in virtuellen Terminenn vermeiden. Und dabei geht es nicht um Agentur-Trends, sondern um Regeln für jeden Betrieb. (Foto: Oli Dale on Unsplash)

(April 2020) Videokonferenzen werden in allen Branchen immer wichtiger. Auch KMU sind immer häufiger betroffen – besonders in ländlichen Räumen, wo sich nicht immer alle MitarbeiterInnen an einem Ort befinden. Deswegen gibt es ganz einfache Tipps, die jeder Betrieb befolgen kann.

Tipp 1

Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl: Welche Teammitglieder sind unabdingbar, damit der Termin ein Erfolg wird? Diese Frage hat oberste Priorität, denn nur diese Menschen sollten auch eingeladen werden. Unnötig große Treffen führen zu schlechteren Ergebnissen. In Terminen mit zu vielen TeilnehmerInnen entsteht schnell eine Vortragsatmosphäre – es bleibt kaum Raum für den Austausch von Ideen. 

Faustregel: Mehr als acht TeilnehmerInnen sollten es nicht sein. 

Tipp 2

Protokoll führen: In virtuellen Terminen sollte (mehr denn je) ein Protokoll geführt werden, das wichtige Beschlüsse – idealerweise begründet – inklusive aller daraus resultierenden Handlungsanweisungen festhält. So lassen sich MitarbeiterInnen, die es betrifft, im Nachgang leicht über die Ergebnisse informieren. Zudem verhindert das Protokoll Missverständnisse durch unterschiedliche Erinnerungen und jede Person weiß genau, was sie oder er zu tun hat. Jedoch gilt: Auch ein Protokoll sollte – wie eine Agenda – nicht allzu ausufernd sein, da es sonst häufig nicht mehr gelesen wird. Stichpunkte sind besser als Fließtexte, Namenskürzel besser als ausgeschriebene Namen.
Außerdem sollte im Protokoll immer nachvollziehbar sein, wer was zu wem gesagt hat – zumindest, wenn es um inhaltlich sehr Relevantes geht. Das wichtigste Element eines Protokolls ist nicht, was im Termin gesagt wurde, sondern wer nach dem Meeting welche Aufgaben hat.

Faustregel: Am Anfang jedes Meetings ein/e ProtokollantIn wählen.

Tipp 3

Video statt Telefonat: Im Telefonat ist es besonders schwierig Stimmen zuzuordnen. Außerdem können Botschaften, die über Körpersprache und die Mimik übermittelt werden, nicht abgebildet werden. TeilnehmerInnen sollten deshalb lieber per Videochat kommunizieren. Fast jedes Notebook verfügt über eine integrierte Kamera und ein Mikrofon. Wer an einem feststehenden PC arbeitet, benötigt zusätzlich eine externe Webcam und Kopfhörer sowie ein Mikrofon. Wer nur über ein leistungsschwaches WLAN verfügt, ist manchmal besser beraten, sich direkt per Kabel ins Internet einzuloggen. Zur Sicherung der Tonqualität aller sollte das Mikrofon nur eingeschaltet sein, wenn auch gesprochen wird. 

Faustregel: Für mehrere TeilnehmerInnen sollte, wenn möglich, die Videokonferenz statt des Telefonats gewählt werden.

Tipp 4

Netiquette einhalten: Es gibt Verhaltensweisen, die ein Gespräch unnötig schnell zum Konflikt aufbauschen. Dazu zählt beispielsweise, andere nicht ausreden zu lassen. Das führt vor allem in digitalen Terminen zur Verwirrung, weil individuelle Einwürfe sich oft nur schwer zuordnen lassen. Auch sollten TeilnehmerInnen eine konkrete Frage stellen, wenn eine Position nicht verstanden wurde im Sinne des aktiven Zuhörens: „Ich habe deine Position so verstanden, dass … – liege ich damit richtig?“ wäre ein Beispiel. 

Faustregel: Eine abgestimmte Netiquette verbessert die Gesprächsatmosphäre.

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SHZ – Schleswig-Holstein
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