Datenschutz und Homeoffice- das sollten UnternehmerInnen wissen

Datenschutz und Homeoffice- das sollten UnternehmerInnen wissen

Soenke Schierer

Datenschutz und Homeoffice stehen sich nicht grundsätzlich im Weg. Dennoch sollte vorab einiges geklärt werden. (Foto: Karl-Josef Hildenbrand/dpa)

(Mai 2020) Dezentral arbeiten – für viele KMU in ländlichen Räumen ist das ein Weg, um als Arbeitgeber für Fachkräfte interessant zu sein. Denn nicht immer sind fünf Arbeitstage im Büro zu festen Arbeitszeiten notwendig oder mit den Lebensumständen der WunschmitarbeiterInnen überein zu bringen. Die Folge: Reibungsverluste mindern die Produktivität. Immer mehr UnternehmerInnen verändern deshalb die Strukturen in ihren Firmen.

Eine der ersten Fragen, wenn es darum geht, ob das eigene Team grundsätzlich auch von zuhause aus arbeiten kann, lautet in der Regel: Verträgt sich das eigentlich mit dem Thema Datenschutz? Vorweg die gute Nachricht: Ein guter Datenschutz schließt die Arbeit von unterwegs oder aus den eigenen vier Wänden nicht aus. Doch es gibt ein “aber”! Denn eine klare gesetzliche Regelung für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit von “Telearbeit und mobilem Arbeiten”, so nennt es der Gesetzgeber, gibt es nicht. 

Das müssen Arbeitgeber beachten
Es sollte “in jedem Einzelfall unter Berücksichtigung der Art der zu verarbeitenden Daten und ihres Verwendungszusammenhangs sorgfältig und differenziert geprüft werden, ob die Wahrnehmung der jeweiligen Aufgaben oder Tätigkeiten im Rahmen von Telearbeit und mobilem Arbeiten datenschutzrechtlich vertretbar ist.” Genauso steht es im Datenschutzwegweiser des Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit. Aber was bedeutet das genau? Es bedeutet, dass der Arbeitgeber am Ende selbst abwägen und entscheiden muss, ob seine MitarbeiterInnen ins Homeoffice gehen können oder nicht. 

Welche Voraussetzungen sollten außerdem gegeben sein? Zunächst stellt die voll elektronische Datenverarbeitung ohne Medienbruch einen wichtigen Faktor dar. Dies bedeutet, dass die schriftliche Kommunikation mit dem Arbeitgeber, die Verteilung von Aufgaben, der Umgang mit personenbezogenen Daten und die Übermittlung von Arbeitsergebnissen gewährleistet sein sollte. Sollte dies außerdem über verschlüsselte elektronische Kommunikationswege stattfinden, sind einige der wichtigsten Faktoren bereits erfüllt. 

Das sagt der Datenschützer
Dirk Patten arbeitet als Datenschutzbeauftragter. Er hat noch weitere Tipps, die es zu beachten gibt. So sollte vorab geklärt werden, ob im Kundenauftrag mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird. “Dann müssen Sie sicher sein, dass die Arbeit im Homeoffice nicht in der Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung ausgeschlossen wird! Hier einfach mal den Datenschutzbeauftragten fragen”, sagt Patten.

Außerdem sei es sehr zu empfehlen, dass vorrangig IT-Geräte des Unternehmens und nicht private Geräte genutzt werden. Auch sollte es Ansprechpersonen geben, falls technische Probleme auftauchen. Darüber hinaus müssen die nötigen Sicherheitsmaßnahmen getroffen sein, z. B. sollte das System auf dem aktuellem Stand sein (auf Updates achten!), Virenschutz und Firewall sollten aktiv sein.

Abschließend rät Patten: “Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz kurzfristig verlassen, aktivieren Sie den Bildschirmschoner mit Kennwortschutz, damit niemand unberechtigt auf Ihre dienstlichen Daten zugreifen kann”, so Patten.

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SHZ – Schleswig-Holstein
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